Verfahrensordnung HinSchG

Das Hinweisgeberschutzsystem gilt für alle Bereiche unseres Verbandes und erstreckt sich insbesondere auf folgende Situationen, ohne jedoch darauf beschränkt zu sein:

• Verstöße gegen geltende Gesetze, Vorschriften oder rechtliche Anforderungen auf nationaler und internationaler Ebene nach § 2 HinSchG
• Verstöße gegen Korruptionsgesetze oder unlautere Geschäftspraktiken, bspw. Sachverhalte, in denen Geschäftspartnern, Mitarbeitenden, Führungskräften oder Amtsträger/innen persönliche, wirtschaftliche, oder andere Vorteile im Zusammenhang mit einem Geschäft angeboten werden, entsprechende Vorteile von solchen Personen angenommen oder gefordert werden, oder solche Korruptionshandlungen über Dritte durchgeführt werden
• Unregelmäßigkeiten in der Finanzberichterstattung oder Betrugsverdacht
• Gefährdung der Gesundheit, Sicherheit oder Umwelt
• Verletzung der Datensicherheit, Datenschutzverletzungen, oder Missbrauch von Informationen
• Strafbewehrte Diskriminierung, Belästigung oder sonstiges Fehlverhalten am Arbeitsplatz
• Bußgeldbewehrte Verstöße, die den Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder den Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane zum Inhalt haben

Der Verstoß muss nicht zweifelsfrei beweisbar sein. Eine Meldung ist auch möglich, wenn dem Hinweisgeber ein Rechtsverstoß als wahrscheinlich erscheint oder er Risiken und Gefahren diesbezüglich sieht. Das Melden von Vermutungen ist ebenfalls möglich, sofern diese im Hinweis transparent dargestellt werden und auf konkreten Tatsachen und Vorfällen beruhen. Bewusst unwahre Angaben sind zu unterlassen. 

Die nachfolgenden Verhaltensgrundsätze dienen dazu, sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden, die an der Hinweisbearbeitung beteiligt sind, ihre Aufgaben auf professionelle und ethische Weise erfüllen:

• Vertraulichkeit wahren: Die Vertraulichkeit der gemeldeten Informationen wird gewahrt und es wird sichergestellt, dass diese nicht unbefugt weitergegeben oder offengelegt werden. Die Identität des Hinweisgebers wird somit geschützt und ggf. nur an diejenigen Stellen weitergegeben werden, die direkt an der Untersuchung oder Bearbeitung des Hinweises beteiligt sind.
• Objektivität und Unvoreingenommenheit: Bei der Untersuchung von Hinweisen wird eine objektive und unvoreingenommene Haltung eingenommen. Die verfügbaren Informationen werden sorgfältig geprüft, um anschließend eine faire Beurteilung der Situation vorzunehmen, unabhängig von persönlichen Beziehungen oder Vorurteilen.
• Durchführung einer gründlichen Untersuchung: Relevante Informationen werden gesammelt, Beweise gesichert und ggf. alle beteiligten Parteien angehört, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können. Hierbei werden etwaige Auswirkungen auf die betroffenen Personen und den Verband berücksichtigt.
• Beachtung rechtlicher und ethischer Standards: Geltende Gesetze und Vorschriften werden eingehalten. Sie stellen sicher, dass die Untersuchung und Bearbeitung der Hinweise im Einklang mit rechtlichen und ethischen Standards stehen.
• Transparenz und Kommunikation: Der Hinweisgeber wird angemessen über den Fortschritt der Untersuchung informiert, soweit dies mit dem Schutz der Vertraulichkeit vereinbar ist.
• Gewährleistung des Schutzes vor Maßregelungsmaßnahmen: Hinweisgeber werden vor jeglichen Vergeltungsmaßnahmen geschützt. Es werden Maßnahmen ergriffen, die sicherstellen, dass der Hinweisgeber keine negativen Konsequenzen oder Benachteiligungen aufgrund der Meldung von Bedenken und Verstößen erfährt.
• Verantwortungsbewusster Umgang mit Informationen: Es wird sichergestellt, dass mit den Informationen verantwortungsbewusst umgegangen wird und sichergestellt, dass diese angemessen geschützt und nur für legitime Zwecke im Zusammenhang mit der Untersuchung und Bearbeitung des Hinweises verwendet werden.

Hinweise und Beschwerden können schriftlich, elektronisch oder persönlich eingereicht werden. Meldungen können sowohl in deutscher Sprache als auch in einer gängigen Fremdsprache abgegeben werden.

1.    Schriftlich

Der Hinweis kann in Textform per Post an die zentrale Meldestelle abgegeben werden:

persönlich/vertraulich
Caritasverband Rhein-Hunsrück-Nahe e.V.
Meldestelle
Bahnstraße 26
55543 Bad Kreuznach

2.    Elektronisch über die digitale Meldestelle

Der Hinweis kann in Textform oder per Tonaufzeichnung über die digitale Meldestelle abgegeben werden. Auf Anfrage kann der Hinweis auch per Video-Chat, Telefongespräch oder persönlich in den Räumlichkeiten des Caritasverbandes abgegeben werden.

https://caritas-rhn.meldestelle.compliance-center.eu

Nach Abschluss der Eingangsprüfung wird über das weitere Vorgehen entschieden. Die Entscheidung wird dem Hinweisgeber in angemessener Frist mitgeteilt. Falls die Meldung als vollständig und relevant eingestuft wird, werden die erforderlichen Schritte zur Untersuchung und Bearbeitung eingeleitet. Falls die Meldung als unvollständig oder irrelevant eingestuft wird, wird dem Hinweisgeber dies ebenfalls mitgeteilt und ggf. um weitere Informationen gebeten. Die Kommunikation mit dem Hinweisgeber erfolgt auf vertrauliche und angemessene Weise.

Es können nach Prüfung des Hinweises verschiedene Maßnahmen ergriffen werden, abhängig von der Art und Schwere des gemeldeten Vorfalls.
In Betracht kommen insbesondere folgende Maßnahmen, ohne jedoch darauf beschränkt zu sein:

• Disziplinarmaßnahmen und Sanktionierung von Mitarbeitenden: Wenn ein rechtliches Fehlverhalten festgestellt wird, können Disziplinarmaßnahmen ergriffen werden. Dies kann von einer Verwarnung oder Abmahnung bis hin zu Sanktionen wie Versetzung oder Kündigung reichen.
• Strafrechtliche Schritte: Wenn der gemeldete Verstoß strafrechtliche Relevanz hat, kann eine Strafanzeige bei den zuständigen Verfolgungsbehörden eingereicht werden. Dies kann zu strafrechtlichen Ermittlungen und möglichen strafrechtlichen Konsequenzen für die beteiligten Personen führen.
• Zivilrechtliche Schritte: Wenn der gemeldete Verstoß zu finanziellen Schäden oder anderen rechtlichen Auswirkungen führt, können zivilrechtliche Schritte eingeleitet werden. Dies kann die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen oder die Durchsetzung anderer rechtlicher Ansprüche umfassen.
• Organisatorische Maßnahmen: Neben individuellen Strafen können organisatorische Maßnahmen ergriffen werden, um das Risiko von Verstößen in Zukunft zu reduzieren. Dazu gehören die Ausgestaltung von Richtlinien und Verfahren, die Verbesserung interner Kontrollmechanismen, Schulungen und Sensibilisierungsprogramme für Mitarbeitende sowie die Stärkung der Compliance-Funktionen.

Der Hinweisgeber wird über den Abschluss seines eingereichten Falls informiert.
Nach Abschluss kann eine Evaluierung des gesamten Prozesses durchgeführt werden, um festzustellen, ob Verbesserungen möglich oder erforderlich sind. Die Ergebnisse der Evaluierung können zur Anpassung von Verfahrensabläufen, Schulungsmaßnahmen oder anderen Aspekten des Hinweisgeberschutzsystems genutzt werden, um zukünftige Hinweise noch effektiver bearbeiten zu können.